منسق اللقاء عبارة عن دور مسؤول اختياري والذي يهتم بكل التفاصيل المطلوبة لجعل النادي يشتغل بشكل سلس. لقد تمت مناقشة التفاصيل المتعلقة بالدور في منسق اللقاء، وهذا الدور يشبه بالأساس دور حامل السلاح في بقية المنظمات. ويبقى الأمر متروكا لكل نادي من أجل تحديد ما إذا كان سيتم اعتماد دور منسق اللقاء في كل لقاء ليضطلع به شخص مختلف في كل مرة أو إذا ما كان سيبقى المسؤول هو نفسه في كل اللقاءات دون تغيير. وبما هذا الدور يتضمن الكثير من المهام "المتعبة" شأن الحرص على تحضير فضاء اللقاء، وتنظيفه بعد ذلك، وغيرها من المهام، فإننا نوصي بأن يضطلع به شخص مختلف في كل مرة عوض جعله دورا دائما لأي عضو من أعضاء النادي.